E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt nach § 19 UStG?

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer ist, wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt und deshalb keine Umsatzsteuer auf seine Rechnungen schreibt. Seit 2025 gelten dafür zwei Grenzen:

• Im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz, und
• im laufenden Jahr höchstens 100.000 €.

Was gilt, wenn du eine der Grenzen überschreitest, klärst du am besten mit deinem Steuerbüro.

Empfangen: Pflicht seit 2025, auch für dich

Die E-Rechnungspflicht hat zwei Seiten. Die Empfangsseite gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Wenn dir ein Lieferant eine E-Rechnung schickt, darfst du sie nicht ablehnen.

Das klingt aufwendiger, als es ist. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Rechnung ankommt, genügt. Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben. Zwei Dinge solltest du trotzdem regeln:

• Lesen: Eine XRechnung ist reines XML und ohne Werkzeug kaum lesbar. Mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer siehst du sie als gewöhnliche Rechnung, ohne Anmeldung. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du wie jedes PDF.
• Aufbewahren: Rechtlich maßgeblich ist das XML, nicht ein Ausdruck oder eine Ansicht davon. Bewahre die Datei so auf, wie du sie bekommen hast, unveränderbar und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist — ein Ordner auf dem Desktop erfüllt das nur bedingt.

Ausstellen: Für Kleinunternehmer keine Pflicht

Für die Ausstellung gilt eine Ausnahme: Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen auch künftig als „sonstige Rechnung“ verschickt werden, also auf Papier oder als PDF. Anders als für alle übrigen Unternehmen endet das nicht 2027 oder 2028, sondern gilt, solange du Kleinunternehmer bist.

An deinen Pflichtangaben ändert sich nichts. Weiterhin gilt: keine Umsatzsteuer ausweisen und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Freiwillig eine E-Rechnung schreiben — wann sich das lohnt

Dürfen heißt nicht müssen, aber es heißt auch nicht, dass niemand danach fragt. Drei Fälle kommen in der Praxis häufig vor:

• Öffentliche Auftraggeber verlangen in aller Regel eine XRechnung, oft über ein eigenes Rechnungsportal und mit einer Leitweg-ID. Das ist unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist.
• Größere Kunden stellen ihre Buchhaltung auf automatische Verarbeitung um und bitten Lieferanten, E-Rechnungen zu schicken — ein PDF müssten sie von Hand erfassen.
• Wachstum: Wer absehbar über die Grenze kommt, muss spätestens 2028 E-Rechnungen schreiben. Es ist einfacher, das Werkzeug jetzt einzuführen als mitten im Jahr.

Eine E-Rechnung von einem Kleinunternehmer sieht inhaltlich aus wie jede andere. Im XML trägt jede Position die Steuerkategorie für steuerbefreite Umsätze mit 0 % und als Begründung deinen Hinweis auf § 19 UStG. Wenn du in invany die Kleinunternehmerregelung im Profil einschaltest, setzt es beides automatisch — in der ZUGFeRD-Rechnung genauso wie in der XRechnung.

Welches Format?

Als E-Rechnung gelten Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem:

Achtung bei ZUGFeRD: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Angaben und gelten nicht als E-Rechnung. Ab dem Profil EN 16931 (früher „COMFORT“) bist du auf der sicheren Seite. Mehr zu den Formaten steht im Artikel E-Rechnung erstellen.

Wenn du die Grenze überschreitest

Fällst du aus der Kleinunternehmerregelung heraus, gelten für dich dieselben Fristen für die E-Rechnung wie für alle anderen Unternehmen. Welche das sind, steht im Artikel E-Rechnung erstellen.

Ausnahmen, die für alle gelten

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.

Quellen

• FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung
• § 19 UStG (Kleinunternehmer), § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)