Was ist eine E-Rechnung?
Seit 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen: die E-Rechnung und die sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Alles andere ist eine sonstige Rechnung — das Papier genauso wie das PDF, das aus Word exportiert und per E-Mail verschickt wird. Ein PDF sieht zwar digital aus, aber die Software des Empfängers kann darin nicht zuverlässig erkennen, welche Zahl der Betrag und welche die Rechnungsnummer ist.
Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, wie jedes PDF |
| Üblich bei | Behörden (Pflicht), einzelnen Konzernen | Kunden aus der Wirtschaft |
| Gilt als E-Rechnung | ja | ab Profil EN 16931, auch BASIC und EXTENDED |
Bei ZUGFeRD ist rechtlich das eingebettete XML maßgeblich, nicht das Bild. Widersprechen sich beide, gilt das XML. Ein gutes Werkzeug erzeugt deshalb PDF und XML aus denselben Daten, damit sie gar nicht auseinanderlaufen können.
Neben XRechnung und ZUGFeRD sind auch andere Formate erlaubt, etwa über EDI, wenn beide Seiten sie vereinbaren. Für Freelancer und kleine Unternehmen spielen sie kaum eine Rolle.
Ab wann musst du E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmen im Inland (B2B) und kommt gestaffelt:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31.12.2026 | Ausstellen: Papier und PDF sind für alle noch erlaubt. |
| 01.01.2027 | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle übrigen Unternehmen. |
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern — für sie gibt es einen eigenen Artikel. Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln: Dort ist die XRechnung oft schon länger Pflicht.
Was auf jeder Rechnung stehen muss
Die E-Rechnung ändert das Format, nicht den Inhalt: Die Pflichtangaben auf der Rechnung bleiben dieselben wie bisher.
Die XRechnung verlangt darüber hinaus Angaben, die auf einer Papierrechnung freiwillig sind: eine E-Mail-Adresse von dir und vom Empfänger, einen Ansprechpartner mit Telefonnummer und bei Behörden die Leitweg-ID, die der Auftraggeber dir mitteilt. Fehlt eine davon, lehnt das Rechnungsportal die Rechnung ab.
So erstellst du eine E-Rechnung
XML von Hand zu schreiben ist möglich, aber fehleranfällig — die Prüfregeln umfassen mehrere hundert Bedingungen. In der Praxis gibt es drei Wege:
- Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen erzeugt. Für die meisten Selbstständigen der einfachste Weg.
- Webformulare der Rechnungsportale von Bund und Ländern — kostenlos, aber nur für Rechnungen an die jeweilige Behörde.
- Eigene Umsetzung mit einer Programmbibliothek, wenn du Rechnungen ohnehin aus einem eigenen System erzeugst.
In invany sind es drei Schritte:
- Profil ausfüllen: Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, E-Mail und Telefon. invany prüft, ob alles da ist, was die Rechnung braucht.
- Rechnung anlegen: Kunde wählen, Positionen und Leistungszeitraum eintragen, für Behörden die Leitweg-ID. Summen und Steuer rechnet invany mit.
- Herunterladen oder verschicken: Das PDF enthält die E-Rechnung im Profil EN 16931 bereits. Die XRechnung 3.0 gibt es als eigene Datei dazu.
Prüfen, verschicken, aufbewahren
- Prüfen: Der kostenlose Validator der KoSIT testet eine Rechnung gegen die offiziellen Regeln. Wer ihn einmal mit einer Probe-Rechnung laufen lässt, weiß, ob das eigene Werkzeug taugt.
- Verschicken: Per E-Mail ist ausdrücklich erlaubt. Behörden erwarten die XRechnung meist über ihr Portal oder per Peppol.
- Aufbewahren: unveränderbar, im Originalformat und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist — also das XML bzw. das PDF mit eingebettetem XML, nicht ein Ausdruck.
Quellen
- FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen)